Как составить повестку дня для совещания образец

Как составить повестку дня для эффективного совещания?

Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?».

Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

Источник

Протокол совещания: образец, шаблон, пример оформления, правила ведения, содержание и согласование

Протокол совещания – образец делового документа, который используется для фиксации происходящих событий на собрании любого вида. Этот вид документа не является обязательным для большинства собраний, но все же рекомендуется для составления.

Роль документа

Основная функция протокола совещания (образец ниже) – фиксация заданий, поднятых вопросов и высказанных мнений, принятых решений, которые прозвучали в ходе собрания.

Чаще всего протокол составляется на тех совещаниях, где решаются вопросы функционирования предприятия. Не лишним будет составлять такой документ, если встреча проводится с представителями других организаций, включая государственные органы.

Как проводится совещание?

К таким мероприятиям обычно готовятся тщательно. На крупных предприятиях часто есть сотрудник, который ответственен за подготовку встреч, это может быть помощник руководителя, секретарь или референт. Этот человек формирует все накопившиеся вопросы, которые требуется решить, оповещает всех причастных лиц о времени и месте проведения совещания.

Интересный факт, что участие в совещаниях является частью должностных обязанностей работников предприятия, поэтому отказаться от него можно только по уважительной причине.

Ведет совещание обычно руководитель компании, но это может быть и другое назначенное лицо. Этот специалист оглашает вопросы и проводит голосование. Ведение самого же протокола совещания по образцу, принятому на предприятии, может осуществляться человеком, ответственным за организацию мероприятия или самим ведущим.

Руководство предприятия вправе установить процедуру подписания протокола всеми должностными лицами, которых касаются принятые решения на совещании.

Хранение

Все экземпляры протоколов совещаний должны храниться в одном месте. Обычно лицо, которое отвечает за организацию совещания, занимается и сохранностью документации.

Если актуальность его уже утрачена, то протокол отправляют в архив организации. Для таких документов предусмотрен общий срок хранения, установленный в 3 года. По истечении этого времени протокол подлежит утилизации.

Правила составления документа

Четкой формы образца протокола совещания нет, поэтому руководство компании вправе самостоятельно определять его. В тоже время существуют общие принципы составления подобных деловых документов, которых рекомендуется придерживаться.

Что должно содержаться в документе:

дата, место проведения;
номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
принятые решения;
краткое содержание выступлений участников.

В ряде случаев в протокол вносят четкие сроки выполнения того или иного задания, чтобы дисциплинировать сотрудников, ответственных за исполнение.

Допускается к протоколу прилагать документы, отражающие суть проблем, которые решались на совещании. На собрании можно проводить фото- и видео фиксацию, но при условии, что все участники согласны.

Пример составления протокола производится на листе бумаги формата А4, допускается другой размер документа на фирменном бланке предприятия. Обычно фиксируется только один экземпляр протокола, копии которого выдаются причастным лицам. Документ может составляться как вручную, так и в печатном виде.

«Шапка» документа

Рекомендуется проводить оформление протокола по образцу с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003. В этом документе указывается, что «шапка» должна содержать обязательно полное наименование предприятия, организационно-правовую форму. Если у организации есть официальное сокращенное название, то допускается его использование. Далее прописывается вид (название) документа, в данном случае: «Протокол». Рекомендуется нумеровать документы, а саму последовательность устанавливать в начале каждого года. После номера документа лучше уточнить заголовок, к примеру: «Протокол № … заседания трудового коллектива….».

Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).

Дата документа должна соответствовать дню проведения совещания. Не рекомендуется указывать дату подписания протокола, так как он может по факту оформляться на следующий день, как, впрочем, и подписываться причастными лицами.

Вводная часть

В этой части образца по заполнению протокола следует указать ФИО председателя и секретаря совещания, с указанием должностей. Если встречи проводятся на регулярной основе, то ответственному лицу за его проведение рекомендуется вписать эту функцию в должностные обязанности, чтобы избежать в дальнейшем конфликтных ситуаций. Если совещание – это разовое мероприятие, то надобности во внесении изменений в должностные инструкции нет.

Если на совещании есть приглашенные лица, которые не являются сотрудниками предприятия, либо работают в организации, но редко бывают на таких встречах, то их следует указать в разделе «Приглашенные». Если указываются не сотрудники предприятия, то их должности не указываются, а запись может звучать следующим образом: «Представитель ООО «…» ФИО».

Также в этой части указываются все присутствующие лица с указанием должностей. Если участников совещания слишком много, более 15 человек, то рекомендуется не указывать их ФИО, лишь должности.

В отдельных случаях можно провести регистрацию участников, а перечень зарегистрированных лиц приложить к протоколу.

Основная часть

Этот раздел оформления протокола (пример дан выше) должен содержать повестку дня. Возле каждого вопроса рекомендуется указать ФИО и должность докладчика. К примеру:

«…2. Утверждение правил по информационной безопасности в отделе ….

Докладчик: начальник отдела информационных технологий ФИО…».

Протоколирование

Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были). Если принимается решение и проводится голосование, то это также вносится в протокол, к примеру:

«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…

Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:

«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..

Принято решение: назначить ответственным за поставку металлопроката – мастера цеха № 4, цеха № 15 ФИО. Срок исполнения – до …дата…».

Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

Заключительная часть

В заключительной части протокола собрания (пример ниже) указываются подписи и ФИО председателя и секретаря. При необходимости можно указать перечень лиц, которые должны быть ознакомлены с протоколом. В частности, это касается сотрудников, которым были выданы персональные производственные задания.

Краткая форма документа

Протокол может быть составлен в полной и краткой форме. Эти два вида документов отличаются лишь объемом детализации информации в документе.

Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.

Выписка

В ряде случаев на предприятии может потребоваться выписка из протокола. Для этого заинтересованное лицо должно обратиться к секретарю совещания и запросить копию или выписку из протокола. Последний документа рациональнее сделать, если на совещании освещалось слишком много вопросов, а должностное лицо интересует конкретный из них, к примеру, по причине того, что он касается именно его.

Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.

Источник

Повестка совещания

Чёткая повестка — это обязательное условие любого совещания. Используйте этот шаблон для создания повестки любого совещания и корректируйте его по мере необходимости.

Планируйте и управляйте совещаниями с помощью нашего шаблона повестки совещания

Наш шаблон повестки поможет вам правильно провести совещание с самого начала. Сделайте так, чтобы ваши встречи были хорошо организованными и продуктивными, фиксируйте поручения, координируйте работу на местах и делайте всё это централизованно. Начните проект по нашему шаблону повестки совещания уже сегодня.

Для составления повестки следующего совещания воспользуйтесь этим шаблоном повестки и советами о том, как адаптировать его под ваши нужды:

Составьте список тем и тезисов для обсуждения. Создайте задачу (или несколько задач) по фиксированию вопросов, рассматриваемых на совещании. В проекте повестки совещания можно создавать новые задачи или добавлять туда уже имеющиеся задачи из других проектов для обсуждения и обмена мнениями. Но в любом случае в описании задач необходимо приводить подробности, чтобы все пришли подготовленными.
Распределите тезисы выступления по участникам. Даже если вы сами будете вести совещание, вы можете просить других участников затронуть те или иные вопросы. Определите, кто и о чем будет говорить, и предупредите их об этом через проект повестки совещания на тот случай, если им понадобится время на подготовку.
Пропишите цель совещания. Настройте участников совещания на нужный лад, определив и чётко сформулировав, что вы ожидаете от этого совещания. Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствуют именно эти люди?
Заранее делитесь повесткой с участниками. Распространите среди участников повестку совещания, чтобы они знали, что предполагается обсуждать. Это позволит перейти к делу сразу после начала совещания.

Примеры повесток совещаний, которые можно спланировать с помощью Asana

Вы новичок в составлении повесток для совещаний в Asana?

Вот ответы на все ваши вопросы:

Для чего нужна повестки совещания? Повестка совещания содержит цели, тезисы и поручения для вашей группы в рамках разовых и регулярных совещаний. Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой совещания с коллегами, чтобы они могли подготовиться к встрече и проработать все поручения по её итогам.
Что необходимо отразить в повестке совещания? В повестке должны быть разделы в соответствии с её пунктами. Например, можно предусмотреть такие разделы, как «Вопросы для обсуждения», «Поручения» и «Справочные материалы». Кроме того, в шаблоне повестки совещания Asana задачи можно располагать в нужном порядке методом перетаскивания.
Как составить повестку совещания? При планировании повесток в Asana каждый участник вашей группы может добавлять темы для обсуждения. При необходимости можно легко определить приоритетные темы с учётом созданных задач, а затем поделиться повесткой совещания, чтобы каждый участник вашей группы имел возможность подготовиться. Также можно создать раздел для поручений, которые необходимо будет выполнить после совещания.
Как составить повестку для проведения эффективного совещания? Сделайте так, чтобы повестка призывала к действиям, создав её в виде проекта Asana. В результате каждый пункт повестки будет задачей со сроками выполнения и назначенным исполнителем. Чётко определите, кто что и когда будет делать, чтобы не упустить ничего важного.

Также стоит подумать и о месте публикации повестки совещания. Разместив её в инструменте для управления совместной работой, таком как Asana, вы сможете своевременно приглашать коллег ознакомиться с повесткой и дополнить её, а также добавить поручения по итогам совещания. Начните работу с нашего шаблона повестки совещания уже сегодня.

Дополнительные ресурсы

Пять способов проводить ещё более эффективные совещания

Планируете провести совещание? Сделайте это с уверенностью, выполнив всего пять действий.

Семь советов по проведению эффективных совещаний

И у сильных команд бывают слабые совещания. Воспользуйтесь этими простыми советами во избежание типовых ошибок.

Как в Whale and Dolphin Conservation стали проводить более короткие совещания

Узнайте, как компании WDC удалось сократить время совещаний и при этом повысить их эффективность с помощью Asana.

Как работать в Asana

Начните с краткого учебного видеоролика о планировании совещаний в Asana.

Академия Asana

Пройдя этот курс, вы сможете сделать из своего шаблона грамотную повестку совещаний и получите практические рекомендации о том, как проводить их эффективно.

Источник

Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Правила составления документа

Что должно содержаться в документе:

дата, место проведения;
номер документа (при условии, что ведется регистрация таких документов);
наименование предприятия, если совещание проводится в отдельном структурном подразделении, то об этом также вносится информация;
полный перечень лиц, присутствующих на встрече, с указанием должностей и ФИО;
данные о лице, которое ведет собрание и протоколирует все происходящее.

Основная часть протокола (по образцу) должна содержать:

все вопросы, которые поставлены на повестку дня;
если проводилось голосования, то зафиксированные результаты;
принятые решения;
краткое содержание выступлений участников.

ПРОТОКОЛ № ___ общего собрания работников

г. ________________ «___»_____________ 20__г.

Всего работников организации –_____ человек

Присутствует на собрании – _____ человек (список прилагается).

Предложили: избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

ПОСТАНОВИЛИ:

Избрать председателем собрания ___________, секретарём – ___________.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

СЛУШАЛИ:

Лаговазов К.М. – предложил утвердить повестку дня собрания об утверждении требований работодателю о невыполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 7 календарных дней.

ПОСТАНОВИЛИ:

Повестку дня утвердить.

Голосовали: «за» _____ человек; «против» _____ человек, воздержались _____ человек

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

ПОВЕСТКА ДНЯ

Об утверждении требований работодателю о выполнении им коллективного договора в части положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня.

СЛУШАЛИ:

Выступила Фродорова Е.А., председатель ООО «Баромир», о нарушении работодателем положения коллективного договора в части предоставления работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска, 3 календарных дня. Иванов А.А предложил:

1.Утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

2. В случае отказа работодателя в удовлетворении выдвинутого требования или несообщения своего решения вступить в коллективный трудовой спор:

создать примирительную комиссию, уполномочив представлять интересы работников в примирительных процедурах председателя профкома Фродорова А.А., члена профкома Лаговазова И.И.

ВЫСТУПИЛИ:

1.Р.Р. Симонова, лаборант – предложила поддержать предложение председателя профсоюзного комитета Фродорова А.А.

2. М.М. Фролова, бухгалтер – предложила утвердить требования о выполнении условий коллективного договора, для чего до «__»_________ 20__ года издать приказ о предоставлении работникам, работающим свыше 10 лет дополнительного отпуска , 3 календарных дней на собрании работников.

ПОСТАНОВИЛИ:

3. Предоставить право представителям работников участвовать во всех примирительных процедурах рассмотрения коллективного трудового спора, принимать решения по урегулированию коллективного трудового спора, заключать соглашения с правом подписи.

Голосовали: «за» — ______ человек; «против» — ______ , воздержались — ______ человек.

Принято: единогласно, большинством голосов и т.п.

Скачать документ «Образец протокола общего собрания работников»

«Шапка» документа

Согласно ГОСТа, следует в обязательном порядке указывать место проведения совещания (город, село).

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вводная часть

Бланк и образец 2021

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Протоколирование

«.. По третьему вопросу повестки дня, выступал….должность… ФИО… краткое содержание речи (тезисно)…

«ЗА» — 56, «ПРОТИВ» — 1, «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» -10….».

Другой пример, если конкретному специалисту выдано производственное задание:

«.. По пятому вопросу выступал начальника цеха № 15 ФИО..

Такие записи делаются в отдельности по каждому вопросу.

Роль документации

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Выписка

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

КАКИЕ ТЕМЫ РАЗБИРАТЬ НА ПЛАНЕРКЕ С СОТРУДНИКАМИ

По тематике планерки можно разделить следующим образом:

информационные, постоянное их проведение преследует основную цель, донести до сотрудников общее состояние дел на предприятии;
планерки, проводящиеся с целью выявления проблемы, и нахождения путей ее решения;
планирование, распределение задач, назначение ответственных лиц за их осуществление, мотивация сотрудников, отвечающих за конкретный проект, постановка конкретных сроков;
обучающие, планерки, на которых осуществляется разбор новых продуктов, методов работы, происходит обмен навыками.

Правила оформления

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.

Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Источник