Образец акта об уничтожении доверенностей

Подготовка документов к уничтожению один из самых трудоемких процессов в архивном деле. Сложности возникают, если компания не проводила плановые уничтожения. В этом случае придется перебрать документы за все годы, чтобы понять, что оставить, а что можно уничтожить.

Образцы самых популярных заявлений:

Дела временных сроков хранения – до 10 лет включительно – в архив не передают. Их хранят в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожают (п. 4.2. правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Однако в правилах 2015 и 2002 года чиновники не закрепили этот самый «установленный порядок». Единственное условие – отбор документов на уничтожение проводят с помощью экспертной комиссии.

По правилам уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме из приложения № 21 Правил, 2015). Документы, включенные в акт, не обязательно будут уничтожены. Сначала экспертная комиссия рассмотрит акт на заседании. Затем документ утвердит руководитель организации или структурного подразделения. Только после этого можно договариваться об уничтожении с организацией или уничтожить прямо в офисе.

Экспертизу ценности документов проводит параллельно с отбором документов на уничтожение, составлением описей дел постоянного и длительного хранения. Такими делами будут те, которые хранят свыше 10 лет. Краткий смысл экспертизы ценности документов в том, чтобы выявить бумаги для хранения по правилам на основании Перечня 2010 года и определения значимости документов. Также во время экспертизы отбирают документы, которые можно уничтожить, так как они утратили свою практическую ценность.

Первое что нужно изучить при проведении экспертизы ценности – номенклатуру дел, ведь именно в ней указывают сроки хранения. Если таковой нет, то нужно обратиться к Перечню 2010 года или другим нормативно-правовым актам, которые содержат информацию о сроках хранения документов.

Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы. Также налоговики могут доначислить налоги, если не подтвердите документами расходы или вычеты. Как правильно определить срок хранения документов, чтобы избежать штрафов, рассказали эксперты Системы Главбух

На основании проведенной экспертизы, комиссия проводит заседание по результатам работы, о чем составляет протокол. Только после этого руководитель организации утверждает акт. Кто же может входить в состав экспертной комиссии? Руководитель отдела кадров, сотрудники отдела и специалист, ответственный за архив в компании. Экспертная комиссия — это коллегиальный орган, который принимает решения совместно на основании профессионального опыта. Не нужно брать всю ответственность на себя при принятии решений, по которым вы не имеете достаточной компетенции.

Организация обязана хранить документы в силу закона (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

С точки зрения архивного дела – не важно, какие документы храните в организации. Главное обеспечить их сохранность в течение установленных сроков и провести уничтожение по правилам. Истечение срока хранения документов не означает, что они непременно отправятся на утилизацию. Истечение срока хранения — это повод провести экспертизу ценности бумаг. Причем это правило универсально для всех форм организаций и их структурных подразделений. О том, как организовать систему хранения документов, рассказали эксперты Системы Главбух.

Уменьшать сроки хранение нельзя. Если в нормативно-правовых актах закрепили, например, что приказы о направлении в командировку хранят 5 лет, то компания не вправе утвердить у себя срок 3 года. А вот при необходимости организация может продлить срок хранения документов. Делают это на заседании экспертной комиссии. О принятом решении делают запись в протоколе и приводят основание для увеличения срока. Например:

…в связи со служебной необходимостью, комиссия приняла решение оставить на хранение документы, срок хранения которых истек, до минования надобности. Перечень документов прилагается.

Уничтожив документы, срок хранения которых истек, организация ничего не нарушит. При возможном обращении контролирующих органов к документам, которые уже уничтожены, организация может предоставить выписку из акта или его копию и копию протокола экспертной комиссии. Это будут официальные документы, подтверждающие процедуру уничтожения, а не утраты этих бумаг. Обратите внимание – об утрате составляют другие документы.

Акт и протокол имеют постоянный срок хранения. Утрата или потеря документов уже будет относится к возможному составу правонарушения, как объективная сторона того, что организация не выполнила свою обязанность по обеспечению сохранности бумаг. Важно не уничтожить документы раньше установленного для них срока, так как этот факт так же могут отнести к нарушению норм по обеспечению сохранности.

С 17 марта вырос срок хранения документов, которые нужны для расчета и уплаты налогов (п. 2, 3 ст. 1 Федерального закона от 17.02.2021 № 6-ФЗ). Теперь он составляет пять лет вместо прежних четырех. В таблице смотрите, с какой даты считать новый срок для шести самых распространенных документов.

Как организовать процесс подготовки к уничтожению

1 этап. Просмотр дел

На этом этапе необходимо разложить дела или документы в соответствии с их сроками хранения. Разделить документы с временным, длительным и постоянным сроком хранения. На дела длительного и постоянного срока хранения составить описи дел. Оформить эти дела и поставить на хранение. Так мы сможем исключить случайное уничтожение нужных документов. О том, как правильно определить срок хранения документов, чтобы избежать штрафов, рассказали эксперты Системы Главбух

2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению.

Документы, которые отобрали на уничтожение на предыдущем этапе, просматривают еще раз. Делают это для того, чтобы проверить, не попали ли в них бумаги, срок хранения которых может отличаться от срока хранения тех, что были выбраны. Например, приказы о перемене имени и фамилии могли попасть в документы с 5-летним сроком хранения.

После того, как все бумаги перепроверили, внесите их в форму акта из приложения № 21 (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

3 этап. Заседание комиссии

На этом этапе проходит заседание экспертной комиссии для совместного рассмотрения акта. Заседание может быть организовано и по электронной почте. Автор акта приглашает всех ознакомиться с актом, внести свои рекомендации и пожелания. Обсуждение можно вести в электронной переписке.

4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии

Утвержденной формы протокола нет, можно оставить в свободной форме. Главное, чтобы в нем указали состав комиссии, дату заседания, повестку дня, кто присутствовал, кто выступил и что решили.

5 этап. Подписание протокола и акта.

Протокол подписывают секретарь и председатель комиссии. В акте ставят визы все, кто принимал участие в его согласовании, а также подпись автора акта и гриф согласования комиссией. После этого акт передают на подпись руководителю.

6. Этап. Уничтожение

На этом этапе проводится непосредственно само уничтожение по приемо-сдаточной накладной. Делают запись в акте о том, каким весом были уничтожены документы, количество дел и способ уничтожения.

Компанию, которая раньше времени избавляется от документов, сразу по нескольким основаниям могут оштрафовать налоговики. Есть и другие опасные последствия, в том числе для самого бухгалтера. Подробнее >>

Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные

Необходимо документально зафиксировать факт уничтожения сведений, составляющих персональные данные. Об этом дает следующие разъяснения Роскомнадзор в информации от 25.09.2015 «Ответы на вопросы в сфере защиты прав субъектов персональных данных»:

Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором

Как собирать, передавать, хранить и уничтожать персональные данные сотрудников – читайте в этой рекомендации. Еще вы узнаете, какие документы оформить, чтобы работать с персональными данными, и как накажут компанию и должностных лиц за ошибки в работе с персданными.

Способы уничтожения

Утилизация на специализированных производствах, занимающихся переработкой макулатуры. Уничтожить могут прессованием, смешивают с другими сортами макулатуры, после чего документы становятся не пригодны к прочтению.

Уничтожение при высоких температурах. Для этого способа используют технологию тепловой обработки.

Метод сжигания на тепловых станциях. Его использовали ранее. Этот способ не пригоден с точки зрения экологии. Тем более, что бумага – это вторичное сырье, которое стоит денег. Вам даже могут заплатить за вашу бумагу и вывезти бесплатно.

Перечисленные способы подходят для больших объемов бумаг. Как правило, речь идет не о нескольких папках, а о тоннах бумаги. Специализированные предприятия принимают макулатуру на вес. Для вашей организации — это документы, а для организации-переработчика – сырье.

Отметим, что есть и способ для небольшого количества бумаг – уничтожение через офисный шредер. Этот способ подходит только для уничтожения документов в офисе, при небольших объемах. Образцы, которые оформляют для уничтожения документов смотрите ниже.

Источник

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Один из важных этапов работы архива компании — уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Рассмотрим основные способы этой процедуры и требования к ней, а также ее документальное оформление.

Читайте в статье:

После того, как документы утрачивают свою важность, они поступают в архив. Когда срок хранения истек, их списывают и передают на уничтожение. Возможность и порядок уничтожения документов, срок хранения которых истек, предусматривают Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

При этом дела с временными сроками хранения, которые составляют до 10 лет включительно, в архив не направляют. Они хранятся в структурных подразделениях компании. Их также можно уничтожить.

Воспользуйтесь этими документами для оформления уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Наши справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Требования к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Чтобы правильно уничтожить документы, предварительно важно выполнить ряд требований:

иметь в наличии акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения;
исключить документы, имеющие отношение к длящимся судебным разбирательствам компании;
не нарушать конфиденциальность информации, которую содержат документы;
уничтожить как сами документы, так и все их копии разрешенные к уничтожению.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно можно провести в четыре шага. Алгоритм следующий:

Шаг 1. Создать экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов.

Шаг 2. Составить проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

Шаг 3. Рассмотреть проект акта экспертной комиссией и подписать протокол заседания экспертной комиссии.

Шаг 4. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Далее подробно рассмотрим каждый шаг.

Создание экспертной комиссии и проведение экспертизы

Для выявления документов с истекшим сроком хранения, которые требуется уничтожить, создают экспертную комиссию. Она проводит экспертизу ценности документов.

В состав экспертов, как правило, входят:

архивариус;
главный бухгалтер;
представители юридических и кадровых подразделений;
секретарь;
представитель от руководства фирмы.

Создание комиссии оформляют соответствующим приказом. Некоторые компании имеют в своем составе постоянно действующие комиссии.

Комиссия выполняет следующие действия:

раскладывает документы, в том числе дела, по срокам хранения;
разделяет документы по временным, длительным и постоянным срокам хранения;
составляет описи дел по документам длительного и постоянного срока хранения;
в целях предупреждения случайного уничтожения документов с длительным и постоянным сроком ставит их на хранение;
отбирает документы к уничтожению.

Подготовка проекта акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения

На этом этапе комиссия:

повторно просматривает отобранные к уничтожению документы для исключения возможности попадания в них документов с другими сроками хранения;
составляет проект акта.

Акт может выглядеть так:

Рассмотрение проекта акта и подписание протокола и акта

Рассмотрение проводится на совместном заседании всех членов комиссии. Заседание может проводиться как путем личного присутствия, так и по телекоммуникационным каналам связи. Решение оформляют протоколом заседания экспертной комиссии. Документ составляют в свободной форме. В нем указываю:

состав комиссии;
дату проведения заседания;
повестку дня;
присутствующих лиц;
отмечают выступивших лиц;
указывают принятое решение.

На протоколе свои подписи ставят секретарь и председатель комиссии.

Акт подписывают все участники его согласования. Также на нем ставят гриф согласования. Затем документ передают на подпись директору компании.

Уничтожение документов, срок хранения которых истек

Уничтожение проводят на основании приемо-сдаточной накладной. Выглядит она так:

Источник

Образец акта об уничтожении документов

Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2020 года и любых других документов бюджетной организации.

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

Иванов И.И. – председатель комиссии;
Петров И.Н. – секретарь;
а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Источник

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Образцы самых популярных заявлений:

Организация обязана хранить документы в силу закона (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов

…в связи со служебной необходимостью, комиссия приняла решение оставить на хранение документы, срок хранения которых истек, до минования надобности. Перечень документов прилагается.

Как организовать процесс подготовки к уничтожению

1 этап. Просмотр дел

2 этап. Подготовка проекта акта о выделении документов к уничтожению.

3 этап. Заседание комиссии

4 этап. Оформление протокола заседания экспертной комиссии

5 этап. Подписание протокола и акта.

6. Этап. Уничтожение

Правила уничтожения документов, содержащих персональные данные

Порядок документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта определяется оператором персональных данных самостоятельно. Уничтожение персональных данных субъекта осуществляется комиссией либо иным должностным лицом, созданной (уполномоченным) на основании приказа Оператора. Наиболее распространенными способами документальной фиксации уничтожения персональных данных субъекта является оформление соответствующего акта о прекращении обработки персональных данных либо регистрация факта уничтожения персональных данных в специальном журнале. Типовая форма акта и журнала утверждаются самим Оператором

Способы уничтожения

Уничтожение при высоких температурах. Для этого способа используют технологию тепловой обработки.

Источник