Образец заполнения трудовой книжки 2021г



Инструкция по заполнению трудовых книжек в 2021 году

Трудовые книжки в 2021 году lдо 1 сентября заполняйте по прежним правилам, а потом применяйте приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320. Инструкция по заполнению трудовых в 2021 гожу изменилась. На примерах покажем, как делать записи в трудовых книжках. Сравните наши образцы со своими, чтобы избежать нарушений.

Пошаговый алгоритм от редакции Системы Главбух: как вести электронные трудовые книжки.

Как изменились правила заполнения трудовых книжек

Трудовые книжки работодатели должны вести на каждого сотрудника, который проработал по трудовому договору более 5 дней, и эта работа является для него основной. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются предпринимателями.

В 2021 году работодатели массово переходят на формирование электронных трудовых. То есть всем сотрудникам, кто начнет впервые работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки надо будет оформлять только в электронном виде. Возможности выбрать способ ведения трудовой книжки у них нет.

Если новый сотрудник до прихода к вам уже где-то работал, то, устраиваясь, он должен предъявить бумажную трудовую или сведения о трудовой деятельности. Сведения о трудовой деятельности – это по сути выписка из электронной трудовой. В рекомендации смотрите, как вести электронные трудовые книжки. А ответы на главные вопросы 201 года про бумажные трудовые смотрите тут.

Бумажные книжки тоже останутся, но только у тех, кто начал трудовую деятельность до 2021 года. Дело в том, что сотрудник в срок до 31 декабря 2020 года включительно выбирал, должен ли работодатель продолжать вести его трудовую книжку на бумаге или вести сведения о его трудовой деятельности только в электронном виде. Узнайте, что делать, если сотрудник так и не выберет между бумажной и электронной книжкой.

Заполнение бумажной трудовой книжки в 2021 году не изменилось, но только до 1 сентября. По-прежнему действуют правила из приказа Минтруда об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек (приказ от 10.10.2003 № 69). Последний раз правила изменяли в 2016 году. Изменения касались использования печати (приказ Минтруда от 31.10.2016 № 588н).

В трудовой книжке ставьте печать, только если она есть у организации. Напомним, что печать организации требуется на титульном листе трудовой книжки, на внутренней обложке при внесении записей об изменении фамилии, а также после записей об увольнении. Если же компания печать не использует, записи заверяйте подписью руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Образец проставления печати смотрите ниже.

Когда бухгалтер еще и кадровик! Легкая и простая программа для бухгалтерского, налогового и кадрового учета — БухСофт.

Как заверять печатью записи в трудовых книжках

Новый бланк и правила ведения бумажных трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

Минтруд принял новую форму, порядок ведения и хранения бумажных трудовых книжек и вкладышей к ним. Действующие бумажные трудовые книжки сотрудников и вкладыши к ним переоформлять не нужно. Новые правила начнут действовать с 1 сентября 2021 года (приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Бланк. Изменилось количество страниц в разделах. Больше страниц отвели для сведений о работе – 14 вместо 10. Раздел для информации о награждениях уменьшили и он составит семь разворотов вместо прежних 10-ти (приложение 1 к приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Записи. Записи в бумажную трудовую разрешили вносить с помощью штампов (п. 3 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Учет. С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (приложение 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). Работодатель сам должен разработать и утвердить журналы по учету бланков трудовых книжек и учету их движения (п. 40 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Срок выдачи. Установили срок выдачи бумажной трудовой книжки сотруднику, если он отказался от ее ведения. После того как сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую, нужно выдать ему бумажную трудовую книжку в течение трех рабочих дней (п. 35 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Подписи. С 1 сентября 2021 года не нужно будет знакомить сотрудников с каждой вносимой в бумажную трудовую книжку записью под подпись в личной карточке (п. 9, 36 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Как делать записи в трудовую книжку

Инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году требует, чтобы записи были сделаны разборчивым почерком, без сокращений. Все числа надо писать арабскими цифрами: 1, 2,и 3 и т.д. Правило распространяется и на даты: месяц нельзя писать прописью, только цифровое обозначение. Например, 15 февраля 2021 года будет выглядеть так «15.02.2021». О том, как внести изменения и исправления в трудовую книжку, рассказали эксперты Системы Главбух. А уже с 1 сентября 2021 года записи в бумажную трудовую разрешили вносить с помощью штампов (п. 3 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Три актуальных вопроса о порядке заполнения трудовой книжки

Какой ручкой заполнять трудовую книжку

Можно ли заполнять трудовую книжку гелиевой ручкой?

Можно ли заполнять трудовую книжку черной ручкой?

Постановление Минтруда № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» допускает делать записи в трудовой книжке пастой черного, синего или фиолетового цвета. Делать в документе радугу, пользуюсь ручками красного, синего и других цветов не надо.

Да, можно. Ручка может быть шариковой, перьевой или гелиевой. Главное, чтобы она была заправлена качественными чернилами.

Да, можно. Главное, чтобы ручка не оставляла помарки, не размазывалась, не растекалась и не выцветала .

Подробнее о том, как внести записи о работе в трудовую книжку, читайте в Системе Главбух.

Как заполнить новую трудовую книжку в 2021 году

В 2021 году в период работы сотрудника в организации в его трудовую книжку вносите сведения:

• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об установлении второй и последующих профессий, специальностей;
• об обучении на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров;
• о совместительстве (по желанию сотрудника);
• об изменениях в наименовании должностей;
• о награждении за успехи в работе;
• об увольнении (с основаниями прекращения трудового договора).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносите, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Такой порядок установлен в части 4 статьи 66 ТК, в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, и пункте 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Если во время работы сотрудника изменится название организации, об этом также сделайте запись в трудовой книжке (п. 3.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации и т. п. в трудовую книжку вносите на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя организации не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. При этом формулировки записей должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, гелевой или шариковой ручкой световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). А с 1 сентября записи в бумажную трудовую разрешили вносить с помощью штампов (п. 3 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Помните, что тем, кто впервые будет устраиваться на работу после 1 января 2021 года, нужно оформлять только электронные трудовые книжки.

Минтруд назвал точный срок, когда выдавать работнику бумажную трудовую книжку, если тот перешел на электронную. И объяснил, какую запись в ней сделать. Смотрите, как обновили порядок оформления трудовых книжек.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки

На титульном листе трудовой книжки указывают следующие данные:

• фамилия, имя и отчество работника;
• дата рождения;
• образование и профессия либо специальность.

ФИО и дату рождения указывают на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. А образование, профессию и специальность вписывают согласно диплому или иному документу об образовании либо квалификации. Далее нужно поставить дату заполнения титульного листа.

После этого в книжке расписывается сам работник и сотрудник организации, отвечающий за трудовые книжки. Печать ставят, если она есть в компании. О том, как назначить ответственного за ведение электронных трудовых книжек, рассказали эксперты Системы Главбух.

Сотрудники могут менять фамилию (например, когда вступают в брак). В таком случае зачеркните прежние данные и сверху запишите новую фамилию. На обложке впишите наименование и реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Сотрудник может работать, одновременно получая высшее образование. В таком случае строку с образованием оставьте пустой. Записывать «неоконченное высшее» в строку не надо. Заполните реквизит, как только работник предоставит документ об образовании – диплом. Образец заполнения титульного листа трудовой книжки смотрите ниже.

С 1 сентября 2021 года в новом бланке будут отражать такие сведения о работнике – фамилия, имя, отчество при наличии, дата рождения, образование, профессия и специальность. Кроме того, в новой форме предусмотрели больше страниц для сведений о работе.

Источник

Трудовая книжка 2021: образец заполнения

В 2021 год действуют два формата ведения трудовой книжки — бумажный и электронный. При первом варианте за работодателем остается обязанность вносить сведения в документ. Приведем образец заполнения.

В 2021 году в отношении впервые принимаемых на работу граждан работодатели будут оформлять только электронные трудовые. Но, несмотря на это, обязанность вести бумажный вариант останется в отношении работников его выбравших.

Основа электронной трудовой книжки — форма СЗВ-ТД. Заполняйте отчет в программе БухСофт. Наши эксперты совместно с ПФР участвовали в его разработке. Поэтому в программе учтены все нюансы составления формы, а также алгоритмы ее заполнения от Фонда.

Работодатель вносит данные о кадровых изменениях в следующих случаях:

• при приеме на работу;
• увольнении;
• переводе на другую должность или работу;
• награждении за успехи в труде.

В 2021 году, принимая на работу нового сотрудника, ранее не работавшего и не имеющего трудовую книжку, работодатель обязан заполнить первую страницу документа. Она содержит сведения о сотруднике и его образовании.

В случае смены фамилии, имени, отчества, получения образования изменения также вносятся в трудовую книжку. Для этого используют оборот лицевой страницы.

Общие правила заполнения трудовых книжек в 2021 году

При заполнении трудовых книжек необходимо:

1. Использовать гелевую, перьевую или шариковую ручку с чернилами синего, фиолетового или черного цвета;
2. Вносить сведения аккуратно, четко, разборчиво.
3. Использовать только полные слова без сокращений, например, “пункт”, “статья” и т. д.
4. Числовые данные вность арабскими цифрами,
5. День и месяц обозначать в двузначном формате, год обозначать четырьмя цифрами.
6. Все записи нумеровать сквозной нумерацией.

Специально для кадровиков мы подготовили документы, которые обязательно потребуются при оформлении трудовых отношений с работниками. Эти справочники и образцы спасут от обидных штрафов и защитят от ошибок. Актуальность подтверждена экспертами программы БухСофт. Скачивайте бесплатно:

Форма типового трудового договораСкачать бесплатно Образец приказа о приеме на работуПотребуется для приема работника в штат.Основание для оформления — трудовой договор. Скачать бесплатно Образец приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжекОбязательно потребуется, если в организации нет отдела кадров. Из-за отсутствия этого подразделения необходимо назначить ответственного за работу с трудовыми книжками. Это решение необходимо оформить приказом руководителя организации. Образец заявления работника о замене трудовой книжкиОформляют, когда у принимаемого на работу человека нет трудовой книжки. Например, он потерял ее. Чтобы получить новую трудовую книжку, сотрудник должен написать заявление. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка. Справочник серий трудовых книжек для проверки подлинностиНачиная с 1974 года. Скачать бесплатно Образец заполнения трудовой книжки при увольнении за прогулСкачать бесплатно Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желаниюСкачать бесплатно

Трудовая книжка 2021: вносим сведения о сотруднике

2020 год был последним, когда по начинающим трудовую деятельность лицам оформляется бумажная трудовая. С 2021 года для таких лиц, возможен только электронный вариант ведения документа.

В отношении работников, на которых в прошлые годы уже были оформлены трудовые книжки на титульном листе в обязательном порядке указывают:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения (число, месяц, год);
• образование, профессию, специальность (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

ФИО укажите полностью, без сокращений. Основанием для внесения записи является паспорт сотрудника или другой документ, удостоверяющий личность.

Основанием для внесения сведений об образовании является диплом, аттестат, свидетельство и другие документы. Возможные способы записи об образовании:

• основное общее (9 классов);
• среднее общее (11 классов);
• начальное профессиональное (профессионально-техническое училище);
• среднее профессиональное (техникум, училище, колледж);
• высшее профессиональное (университет, институт, академия);
• послевузовское профессиональное образование (аспирантура, ординатура, докторантура).

Затем сотрудник расписывается в специальном поле. Работодатель заверяет данные подписью лиц, ответственных за ведение трудовых, и печатью.

Трудовая книжка 2021: прием на работу

Основанием для внесения записи о приеме на работу служит соответствующий приказ. Данные приказа внесите в графу 4 трудовой книжки.

Перед внесением сведений о приеме в графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки пропишите название организации прописью или штампом. Данную запись нумеровать не надо.

В графе 1 укажите порядковый номер записи.

В графе 2 пропишите дату приема на работу.

В графе 3 укажите запись о приеме сотрудника с указанием должности, специальности, на которую принят сотруднику. В данной графе можно также указать структурное подразделение.

В графе 4 укажите дату и номер приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

Трудовая книжка 2021: увольнение работника

В трудовой книжке обязательно отразите причину увольнения. Все возможные причины перечислены в Трудовом кодексе. При внесении записи необходимо ссылаться на пункт и статью ТК РФ.

В графе 1 укажите порядковый номер записи.

В графе 2 — дату увольнения.

В графе 3 — запись об увольнении сотрудника с указанием причины. Необходимы ссылки на Трудовой кодекс.

В графе 4 — дату и номер приказа, на основании которого сотрудника уволили.

Ниже записи поставьте печать организации, подпись и расшифровку ответственного сотрудника.

Источник

Инструкция: заполняем трудовую книжку правильно

Заполнение трудовой книжки — внесение по определенным правилам информации о сотруднике, выполняемой им работе, переводе на другую работу, увольнении и его причинах, а также награждениях.

Пенсионный фонд сообщил, что перейти на электронные трудовые книжки согласились только 6 млн работников из 47 млн трудящихся граждан России. Остальные 41 млн решили не экспериментировать. Что это для кадровиков? Что мы продолжим вести 41 млн бумажных трудовых, заполняемых по строгим правилам.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять книжку правильно, ориентируемся на три документа:

1. Ст. 66 ТК РФ.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 25.03.2013).
3. Инструкцию по заполнению трудовых книжек, утвержденную постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос в 2003 году Минтруд России постарался — подготовил и утвердил целую инструкцию. В 2016 году инструкция была откорректирована и в такой редакции остается до сих пор.

Следует отметить, что инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году пока не изменена. Но Минтруд не дремлет и планирует нововведения. Правда, незначительные. Тем не менее, ситуацию следует отслеживать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец заполнения титульного листа

Титульный лист — лицо трудовой книжки. Сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит заполненный титульный лист:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки.

1. Номер записи.
2. Дата внесения.
3. Сведения о событии.
4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь — о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

Прием на работу

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на четкий вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Внесенная информация обязана соответствовать штатному расписанию.

Если предполагаются льготы — название должности, специальности или профессии сотрудника обязаны соответствовать названию в квалификационных справочниках.

Еще «вчера» для молодых специалистов первый выход на работу являлся причиной появления первой записи в трудовой книжке, с которой начинался трудовой путь. Сейчас это в прошлом. Новичкам будут вестись исключительно электронные документы.

Зато у тех, кто устраивается к новому работодателю, уже имеет на руках бумажный документ и не захотел переходить на новый формат работы, книжке на бумажном носителе предстоит вестись по прежним правилам. И здесь наш верный друг, как обычно, «Инструкция по заполнению». Вот как выглядит заполнение в 2021 году, мало чем отличающееся от предыдущих лет:

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию об этом заполняют по основному месту деятельности, если сотрудник этого захочет и готов документально подтвердить. Здесь инструкция такая:

1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

1. Информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем.
2. Все произведенные кадровиком записи сотруднику следует прочитать и подписать. Это правило планируют отменить, но пока оно действует.
3. При указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

Вот как выглядит образец заполнения трудовой книжки в этом случае:

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем. Подробнее «Инструкция: заполняем вкладыш в трудовую книжку»

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

• как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на ст. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек;
• при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем. Это мы сделаем во время процедуры увольнения, заверив все «оптом».

Вот как бы это выглядело при размещении всех записей на одной странице:

Итак, вопрос о том, как оформить трудовую книжку правильно в самых разнообразных ситуациях, рассмотрели. Осталось определиться с последним — заверкой копий.

Как заверять копию

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению — и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление "Менеджмент организации", в 2008 г. специализация "Трудовое право и кадровое делопроизводство". С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Источник

Заполнение трудовой книжки в 2021 году

Трудовая книжка — основной документ гражданина России, согласно которому учитывается его трудовой стаж, рассчитывается пенсия, решаются различные вопросы, касающиеся его карьеры. Соблюдение всех нюансов при оформлении документов поможет вам защитить ваши права, даже после того, как вы завершите свою трудовую деятельность.

Образец заполнения трудовой книжки при приеме и увольнении на работу

Трудовой кодекс РФ строго регламентирует все подробности заполнения трудовой книжки. Отношения между нанимателем и сотрудником возникают сразу после подписания приказа о зачислении на должность. Об этом говорит ст. 16 ТК РФ. Для этого соискатель должен предоставить:

• паспорт (в случае его отсутствия — документ, удостоверяющий личность с указанием личных данных и фотографией);
• заполненную трудовую книжку (если ранее человек нигде не работал, что этот документ оформляет для него первый работодатель);
• СНИЛС;
• документы и справки, подтверждающие уровень квалификации (они дают право претендовать на конкретную должность);
• военнообязанные и служившие в Вооруженных силах РФ — военный билет.

Когда работодатель впервые оформляет для работника документ, важно правильное заполнение титульного листа трудовой книжки. Она будет служить человеку на протяжении всего периода его работы до выхода не пенсию, может потребоваться и позже для уточнения разных аспектов карьеры. Вносить исправления или записи в трудовую самостоятельно запрещено. Статья 65 ТК РФ дает работодателю право затребовать дополнительные документы при оформлении на работу.

Поскольку учет занятости граждан происходит на основании данных трудовой книжки, необходимо тщательно следить за ее сохранностью и правильным заполнением. Пример заполнения книжки согласно нормам ст. 66 ТК РФ можно увидеть в нашей юридической консультации. Помните, что получить новый формуляр вы можете в двух случаях:

• при самом первом устройстве на работу;
• если документ потерян или требуется его восстановление (например, сгорел при пожаре, сильно поврежден).

Заменить стандартную форму нечем — она должна точно соответствовать спецификации, приведенной в ч.4 ст.65 ТК РФ. Документ содержит ваши личные данные (ФИО), наименование занимаемой должности, сведения о поощрениях, выговорах, переводах или увольнении. За сохранность трудовой отвечает ее владелец, а правильность заполнения обеспечивает отдел кадров нанимателя согласно ФЗ N 255 от 29.12.2006.

Консультацию по заполнению документа может получить и сотрудник отдела кадров. В сложных случаях (например, необходимость заполнить формуляр не только на русском языке, но и на языке республик) следует руководствоваться специальным Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Как заполнить титульный лист

Ошибки в заполнении титульного листа книжки недопустимы. Если на странице обнаружатся исправления или помарки, документ будет признан недействительным. Его придется заменить.

Инструкция требует указать на титуле:

• полное имя, отчество, фамилию;
• дату рождения (месяц пишут прописью, год и дату — цифрами);
• указывается уровень образования и данные документа, на основании которого получена информация;
• дата заполнения формуляра;
• подписи владельца и ответственного лица, оформившего документ.

Если в дальнейшем вы повысите свое образование, запись об этом будет внесена в книжку с указанием данных диплома.

Правила заполнения книжки работника устанавливаются специальной инструкцией Минтруда РФ. Можно положиться на знания сотрудников отдела кадров вашего работодателя, но надежнее лично ознакомиться с этой инструкцией, а также проконсультироваться с юристом. Уверенность в точном заполнении трудовой — ваша гарантия защиты прав и дальнейшего точного расчета пенсионных выплат.

Именно в этом формуляре содержатся наиболее точные и подробные сведения обо всех занимаемых должностях, сроках работы, фактах поощрения. В трудовой книжке фиксируют:

• точное название компании, в которую принят сотрудник;
• название занимаемой должности;
• все факты перевода внутри компании, понижения, повышения;
• данные о переводах на другое предприятие;
• поощрения, премии, особые заслуги перед работодателем;
• наказания, штрафы, взыскания, нарушения трудовой дисциплины;
• данные о дальнейшем образовании — курсы повышения квалификации, полученные дипломы, сертификаты;
• смена личных данных работника (например, изменение фамилии);
• изменения данных работодателя;
• сведения об увольнении.

Заполнение граф формуляра подчинено строгому порядку. Порядок заполнения:

• каждая новая запись вносится под порядковым номером (исключение — сведения о работодателе);
• указывается дата внесения изменений — согласно приказу по предприятию;
• указывается информация, непосредственно описывающая произошедшие изменения;
• в завершение приводятся данные приказа о внесении изменений в трудовую книжку — номер, дата и реквизиты.

Правильное заполнение вашей книжки необходимо контролировать лично. Если вы проработали в компании (в том числе, ИП, ЗАО, ООО и так далее) боле 5 дней, для вас должны вести трудовую книжку. Дата зачисления в штат указывается с момента начала работы, а не с числа подписания приказа о зачислении.

Ведение ТК предполагает знание многих нюансов, которые в дальнейшем могут повлиять на правильный подсчет стажа. Например, все записи в формуляре должны заверяться подписью и печатью руководителя организации.

Источник